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 一昨日昨日と2日(といっても正味は移動もいれて7時間程度)かけて、オフィスの引っ越しをしました。ICSの私のオフィスは、最近忙しいことを言い訳に、全く整理ができていなかったので、この機会にここ1年位で使っていないケースや資料などはすべて処分しました。書籍も自分の本も含めて、上から下まである本箱3つ位に整理し、ほしい人は誰でも持っていってくださいというスタイルでオープンにしています。(あす25日午後は私もオフィスにいますので、寄りたい方はどうぞ。) 

 引っ越しは専門の会社に依頼したのですが、整理をしておかないと結局いらないものを運ぶことになるので、その前に数日かけて必死で整理をしたのです。日吉のKMDのオフィス、自宅、そのままICSにおいていくものを仕分けして、カラーのポストイットをはったりしたせいか、一昨日の梱包作業は3人の専門家が1時間半で終わりました。昨日の搬入と開梱も(こちらは人数が5人位だったと思います)もとてもスムーズで1時間位で終わってしまいました。

 その様子を見ていて、システム化の効率を痛感しました。本棚の順序に合わせて本を梱包していきますし、各色のラベルで場所を特定しているため、誰がやっても間違いがないようにできるようです。開梱した後の箱の処理方法も同じやり方で行われ、ラベルもすぐはがれるもの、何色ということまでラベル自体に書いてあります。見ていて感心してしまい、そのあと自宅でまだ書類の整理をする必要があったのでさっそくやってみました。

 こうしたシステム化は誰がやっても間違えない、経験に基づいてデザインされているため、極めて効率的です。と同時に、自分の活動を考えて、もう少しこうした観点をいれても良いかと感じました。

 システム化はルーティンの作業には良いのですが、一方、あるひとつの形にルーティン化されてしまうと、変更が難しいことも事実です。身近な簡単なことなのですが、時間を効率化するために、毎朝する作業の順序を変えた方が良いと思っていることがあります。歯を磨く、というような単純なこと(考えなくてできること)なのですが、順序を変えるという簡単なことでも意外に難しい(ともすると今までの順序でやってしまう)と感じています。「xxxを先にする」と自分で意識しないとダメなようです。(以前、運動のルーティンー筋トレを先にするか、有酸素運動を先にするかーでも私のやっていた順序ではない方が良いことを本で読み、しばし意識してそれを続け、今ではほとんど考えずにできるようになりましたが。。)

 こんなに簡単なことでも一度ルーティンになってしまうとなかなかそれを変えられない(「はじめての経営学」に出ている「今から始める『経営脳』の鍛え方」にもプロセス・リデザインと提案していますが、自分でやろうとすると結構難しいのです!)のですから、もっと大きな活動のプロセスやシステムなどは、よほどの衝撃がないと変更が難しいことが良くわかります。そうなると、仕事を変える、場所を変えるなど、自分から能動的に変化を起こし、それまでのルーティンがうまくいかないようにしてしまうのもひとつのやり方だと思います。

 3月11日の地震、津波、今も続く原発の問題は、私たちにとって非常に大きな外的な衝撃ですが、逆に今までなかなか変わらなかったシステムをもう一度ゼロベースで見直し、新たにデザインすることが、亡くなられた方々や被災された方々に対して、私たちができることのひとつではないか、と思います。システム化の重要性と同時に、システム自体の変更の難しさ、外的内的な衝撃によって、システム全体を見直し、変更することの重要性を自ら体験した数日でした。

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